【スマートSDSメイク導入事例】作成者による品質のばらつきを解消。「スマートSDSメイク」で叶えたSDS作成の効率化と平準化

レイボルド株式会社
平田様（秦野支店 部長）

産業・工作機械やケミカル製品の輸入および販売を幅広く展開するレイボルド株式会社。

同社では、長年にわたり特定の担当者に依存していた安全データシート（SDS）の作成・管理業務において、専任者の退職に伴う業務の標準化と一貫した品質管理体制の構築が大きな課題となっていました。

そこで導入されたのが、クラウド型SDS作成ツール「スマートSDSメイク」です。

導入の背景や選定の決め手、チーム体制への移行による業務標準化の成果、そして今後の展望について、秦野支店の平田部長にお話を伺いました。

課題

• SDS作成を担っていたベテラン担当者の退職に伴い、特定の個人に依存しない作成体制の構築が必要だった
• 作成者によって記載内容や判断にばらつきが生じるのを防ぎ、統一されたフォーマット・基準で運用する標準化が求められていた
• 頻繁に行われる法令改正や最新情報への追従を、専門知識の有無にかかわらず確実に行える環境の整頓

選定理由

• 単なる変更箇所の警告にとどまらず、「どのように変更すべきか」具体的な作成案を提示・生成してくれる高い機能性
• 英文SDSの取り込みや翻訳、既存PDFの活用が可能であった点
• 操作性が良く、社内調整や導入検討において、運用のイメージが明確に持ちやすかった点

効果

• 専任者個人に頼る体制から、平田部長を含む3名でのチーム運用体制へとスムーズに移行
• 個人の考えや感覚に左右されない、統一された品質のSDSを安定して作成できるようになった
• 新規SDS作成においても、最初の案の作成から確認まで約30分程度で行えるなど、実質的な作成効率と精度の向上を達成

専任者への依存解消と業務標準化が急務であった理由

ーはじめに、レイボルド様の事業内容と秦野支店について教えてください。

平田様：
当社は、ドイツをはじめとする海外からの輸入や各種ケミカル製品（化学品）を取り扱っています。私が所属する秦野支店では、各種ケミカル製品（化学品）の販売・管理、お客様対応とともに、法令に基づいたSDS（安全データシート）の管理・提供業務を担っています。

ー「スマートSDSメイク」の検討を始められた背景には、どのような課題があったのでしょうか。

平田様：
これまで当社では、30年以上化学物質管理に携わってきた技術担当者が主にSDS業務を中心に管理していました。SDSは記載する成分やGHS分類の判断など専門的な知識が求められるため、フォーマットや記載基準を統一するためにどうしてもその担当者へ業務が集中する体制になっていたのです。

しかし、その担当者が定年退職を迎えることになり、業務の引き継ぎと今後の管理体制が大きなテーマとなりました。また、法令改正も頻繁に行われる中、従来の知見だけに頼るのではなく、誰が担当しても同じ品質のSDSを作成・更新できる「業務の標準化」を進めることが不可欠だと考え、システムの検討を始めました。

「どう変えるか」を提示してくれる安心感。使いやすさと作成機能が選定の決め手に

ーさまざまなツールがある中で、「スマートSDSメイク」を選ばれた理由は何だったのでしょうか。

平田様：
展示会での情報収集やWeb検索を通じていくつかのツールを比較検討しました。他社のツールには、法令の変更点に対して「ここが変わっているので確認してください」というアラートが出るだけのものもあり、その場合は「では具体的にどう置き換えればよいのか」を自分たちで深く調べ直す必要がありました。

一方で「スマートSDSメイク」は、変更内容を踏まえた具体的な作成案を画面上で提示・生成してくれます。「こう変わっていますよ」と示してくれるため、化学の専門知識が深くなくても確実に作成を進められる点に大きな魅力を感じました。また、当社では海外から輸入する英文SDSを扱う機会も多いため、英文の取り込みや翻訳機能、PDFデータの読み込み機能が充実していたことも導入の決め手となりました。

※画面はイメージです

※画面はイメージです

専門知識に頼らない作成体制を確立。チーム体制への移行と作業の均一化を達成

ー導入後、社内の作成体制や作業フローにはどのような変化がありましたか。

平田様：
一番の成果は、特定の個人に依存しないチームでの作成体制が確立できたことです。現在は私を含めて3名の体制でシステムに入力し、内容を相互にチェックして運用しています。

システムを通すことでルールが明確になり、担当者の思い込みや個癖に左右されない、統一されたフォーマット・内容のSDSを作成できるようになりました。以前は知識不足からリスクを恐れて必要以上に注意書きを盛り込みすぎてしまうような場面もありましたが、システムのアシストによって製品の実情に即した適正でバランスの良いSDSを作成できています。

ー作成時間や効率性の面で変化はいかがですか。

平田様：
新規の薬品を扱う際など、以前であれば作成や確認に時間を要していた作業も、システムを活用することで下案の生成自体は30分程度で行えるようになり、あとは最終確認をするだけの状態にできます。法令遵守の確実性を高めながら、スムーズに対応を進められるようになったと感じています。

社内ルールの定着を進め、持続可能で信頼性の高い品質保証体制へ

ー今後の活用方針や展望について教えてください。

平田様：
まずは、現在の3名で回している運用ルールを社内にしっかりと定着させていくことが目標です。誰が担当しても揺らがない手順を確立し、私の手から離れたとしても常に同じ品質のSDSが作成できる状態を目指したいと考えています。

また、出力されるフォーマットの調整など、自社の運用に合わせた工夫も重ねながら、より効率的な管理を目指しつつ、今後もお客様へ迅速かつ正確な情報を提供できる信頼性の高い品質保証体制を守り続けていきたいです。

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