【スマートSDSチェック導入事例】PDF・Excelによる管理から、SDS情報を一元化した化学物質管理体制へ。(因幡電機産業株式会社様)

因幡電機産業株式会社
技術本部　技術開発統括部　技術管理部　技術管理課
西山様　藤井様

数百件のPDFを開く手作業を削減し、法改正や顧客からの問い合わせに対応しやすい基盤を整備。

電機資材の卸売業を展開しながら、空調・配管部材等の製造・販売を手がける因幡電機産業株式会社。

近年、化学物質に関する法改正が相次ぎ、取引先からの問い合わせが急増。

法改正に合わせて正確に対応し、頻繁な問い合わせにも応えていく際に、数百件の PDF を手作業で確認し Excel で一覧化する従来の運用では、膨大な工数がかかってしまうという状況が生じていました。

そこで導入したのがSDS・リスクアセスメント管理サービス「スマートSDSチェック」です。

導入の背景や比較検討で重視したポイント、導入後の変化に加え、ツール上での管理体制を整備したことで、今後どのような化学物質管理を目指しているのかについて、技術管理課の西山様、藤井様にお話を伺いました。

課題

• 法改正に伴う顧客からのお問い合わせが急増し、対応工数が膨大に膨れ上がっていた
• がん原性物質が頻繁に追加される中で、該当物質を含む製品を手動で把握することに限界を感じていた
• ChemSHERPAの管理はシステム化されている一方で、SDSの管理はなかなか効率化が進んでいなかった

選定理由

• PDF 登録や CSV 出力等、自社にとって必要な機能がバランスよく入っていた
• 機能に対する価格のコストパフォーマンスがよかった
• 機能の仕様や運用方法に対して気軽に相談でき、広く必要とされる機能について柔軟に対応してくれた

効果

• 約400件のSDSデータ化が完了。化学物質管理を効率化する「データ基盤」が完成
• 最新法令への未対応・期限切れSDSがひと目で判別可能に。リスクの即時可視化を実現
• 調査・手動転記の工数を大幅削減。顧客の問い合わせに対する回答スピードの向上とコンプライアンス強化を両立

商社としての卸売から始まり、メーカーとしての自社製品も手掛ける因幡電機産業

ーはじめに、因幡電機産業の事業内容と、技術管理課の役割について教えてください。

藤井様：

弊社は、電機資材の卸売業をはじめ、空調周りの配管部材や情報盤といった自社製品の製造・販売を手がけております。

私たちが所属する技術本部は、主に自社製品の開発を担う部門です。その中で「技術管理課」は、開発部隊のバックアップ業務を幅広く行っています。会計や総務的な支援はもちろん、化学物質管理全般を担当しています。

ー化学物質管理（SDS対応）を行う体制は、どのようにされていたのでしょうか？

藤井様：

お問い合わせ自体は昔からあったのですが、以前は件数もそれほど多くなく、品質保証部で業務の一部としてSDS対応を行っている状況でした。

しかし、昨今の法規制強化に伴い、メーカーとして化学物質管理をより適切かつ迅速に行う体制を構築する必要性が高まりました。

法改正に対応するため、化学物質管理の効率化に着手

ー「スマートSDSチェック」を導入する前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか？

藤井様：

ChemSHERPAによる成分管理は既にシステム化されていましたが、SDSの管理に関しては、一部アナログな手法が残っていました。数百件あるPDFを目視で確認し、Excelに転記する従来の方法では、膨大な調査時間がかかり、転記ミスのリスクもあります。

また、これから法改正がさらに頻繁に起こり対象物質が増え続ける可能性が高いため、現状のやり方でも業務自体は遂行できますが、早期に体制や仕組みを整えていく必要があると考えていました。

西山様：

お客様からの問い合わせが増えていたことに加え、がん原性物質を含む製品については30年間の作業記録保管が義務付けられるなど、管理の重要性が増していました。

そのため、SDSから物質や法令の情報をデータベース化して、一元管理できるシステムの必要性を痛感していました。

自社に必要な機能を見極め、無理なく導入できる製品を選定

ーシステムの検討はどのように進められましたか？比較検討で重視したポイントを教えてください。

藤井様：

昨年の労働安全衛生に関する展示会「緑十字展」でスマートSDSチェックを初めて知りました。
以前からSDSの情報を物質や法令単位でデータとして管理できるサービスを探していたので、「これだ」となりました。

他社のシステムも比較しましたが、自社にとっては必要以上に多機能なものが多く、費用面も含めて導入のハードルを感じていました。

その点、スマートSDSチェックは「今自分たちが本当に必要な機能」がギュッとバランスよく詰まっていました。段階を踏んで無理なく導入・定着させられるイメージが持てたこと、そして費用面でのバランス（コストパフォーマンス）が非常によかったことが決め手になりました。

ートライアル中のサポート体制や、担当者の対応はいかがでしたか？

藤井様：

CSV出力の対応を初め、トライアル中に当社の業務内容をお伝えしながら「こういう運用ができるようにならないか」と相談した際も、柔軟かつ建設的に対応していただけたのが印象的でした。

当社だけでなく広くユーザーに求められる部分については柔軟に対応していただけますし、機能だけで解決するのが難しい部分についても、「それなら使い方の工夫や運用面でこうカバーしてみてはどうか」と一緒に相談に乗っていただけました。

単にシステムを試すだけでなく、こちらの事情に寄り添って運用方法まで相談できたのは、いいものを長く使う上で重要な関係性だと思います。

コンプライアンス強化と製品自体のリスクヘッジが、社内での合意形成に

ー導入に至るまでの社内の合意形成はどのように進められましたか？

西山様：

スマートSDSチェックの導入にあたり、まず現状の作業にかかっている工数や費用対効果の試算を行いました。単なる業務効率化だけでなく、法令遵守（コンプライアンス）の強化や製品のリスクヘッジといった経営的なメリットを、客観的なデータとともに社内承認を進めていきました。
社内の理解を得るうえで、コンプライアンスの強化や製品リスクの低減につながる点として、主に次の2点を重要視しました。

・法規制の対象となる物質が含まれている場合に、担当者がその都度SDSのPDFを探して確認することなく、該当する製品や必要な情報を把握し、関係者へ正確に伝えられること
・自社製品に含まれる物質が新たに「がん原性物質」の対象となった場合に、該当製品を把握し、同様の特性を持つ代替物質を使った製品を作れないか検討できること

その結果、お客様への回答スピード向上を含むQCD（品質・コスト・納期）全体の向上に繋がる必要な投資として、理解を得ることができました。

SDSを効率的に管理・活用できる環境が整い、化学物質管理の運用体制強化へ

ー導入後、どのような効果や業務の変化がありましたか？

西山様：

まずはPDFで管理していた約400件のSDS登録を完了し、ツール上で一元管理できる環境を無事整えることができました。データベース化が完了したことで、これまでのようにPDFを1枚ずつ開いてExcelに転記するような手作業は一切なくなりました。

CSV出力機能でツール上のデータを取り込んで活用できるようになり、お客様からの問い合わせをはじめ、社内での情報照会や管理のスピードが格段に上がったと感じています。転記ミスの不安や担当者の精神的・業務的な負担も大きく解消されました。

ー今後の活用方針や、取り組んでいきたい展望について教えてください。

藤井様・西山様：

現在は大量のデータ登録が終わり、最新版のSDSを一元管理するための強固な基盤が整った段階です。システムを入れたことで、SDSの周辺領域まで管理の目を向けられるようになりました。

今後はこのデータ基盤を活用し、社内拠点や工場での資材管理・有効期限管理、リスクアセスメントの効率化といった、より高度な化学物質管理体制の構築に向けて取り組んでいきたいと考えています。

※掲載内容は取材当時のものです。

SDSのPDF・Excel管理に限界を感じていませんか？

スマートSDSチェックは、SDSのPDF管理やExcelへの手動転記作業をなくし、最新版のSDS管理や運用まで含めたリスクアセスメントの実施・証跡管理まで、本来の化学物質管理業務に時間が割けるように支援するサービスです。

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